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黄河交通学院印章管理规定

2014-07-29 阅读:1 出处:学院办公室 作者:院办 编辑:办公室

黄河交通学院印章管理规定

 

为加强学校印章管理,规范印章使用手续,特制定本规定。

一、适用范围

学校内部各类、各部门印章均适用本办法。

二、印章制作

   (一)学校各级、各部门印章均由学校办公室统一制作或更换,其他部门、个人不得私自制作或更换;

   (二)学校公章按照国家有关规定制作或更换;

   (三)专用印章(主要包括法人、财务、合同、人事、学籍管理、教务处、党委及各部委、学生处、团委、保卫处、武装部、职业鉴定等印章)的制作或更换由部门提出申请,理事长批准后制作或更换;    

   (四)其他各部门印章制作或更换由使用部门提出申请,主管校领导审批后制作或更换;

   (五)更换后的旧章由学校档案室统一保管。

    三、印章使用

(一)学校印章使用范围

1.以学校名义印发、上报的公文、材料、各类报表、各类合同、授权书、招投标书、聘书、证书等应使用公章或专用印章。

2.凡需使用学校公章、专用印章的,经办人必须填写《黄河交通学院印章使用申请表》,履行审批手续后,由学校办公室机要人员严格按文件核准印数,确认无误后方可盖章。

(二)学校印章使用程序

1.下列情况经分管校领导签字后方可用印章:

1)教科研项目立项结项、科研成果申报、专利申请等,由科研处统一造册审核,报分管校领导签字,方可使用印章。

2)各类常规性部门报表,由主管部门负责人审核签名,分管校领导签字,方可使用印章。

3)毕业证书和学位证书的复印件、翻译件,需加盖学校印章时,须持证书原件或复印件、翻译件,经有关部门负责人核查,分管校领导签字后,方可使用印章。

4)各类证明,须经所在部门签署意见,由人事处长、办公室主任审核,分管校领导签字,方可使用印章。

5)学校其他专用印章的使用必须由使用人所在部门负责人审核,分管校领导审核签字。

2.下列情况经理事长同意或经授权人签字后方可用印:

1)各类上报材料、人事聘任、职称评审、聘书等材料经有关部门审核后,由分管校领导审批,报理事长或授权人签字,方可使用印章。

2)补办毕业证明书、学生证、工作证以及学生录取审批表复印件需加盖公章的,须经主管部门负责人审核,分管校领导签字后,报理事长或授权人签字,方可加盖学校印章。

3)以学校名义印制的各类证书、证件、奖状、各类登记表等,须经承办部门造册、编号、负责人审核,分管校领导审批,报理事长或授权人签字后,方可加盖学校印章。

4)各类合同、协议书、意向书、备忘录、鉴定证书等,须经承办部门负责人审核,分管校领导审批,由理事长签字后,方可使用印章。

5)各种统计报表、录取审批、财务审计等各种手续,由部门负责人审核,分管校领导审批,报理事长签字后,方可使用印章。

6)教职工和学生出国、出境材料,由所在部门出具证明和审核,分管校领导审批,报理事长同意或经授权的负责人签字后,方可使用印章。

7)学校终止、变更、合并、重要人员聘任、融资以及法人变化等重大事项必须由理事长直接审批,方可使用印章。

3.其他情况,须经有关校领导签字后方可用章。但涉及学校重大利益,对学校发展有影响的材料,由理事长签字后,方可使用印章。

三、印章管理

   (一)学校各级各类印章由学校办公室机要人员统一保管。机要人员因故不在学校时,应报理事长同意后指定专人保管。

   (二)有下列情况,印章必须停用:部门名称变动;印章损坏;印章遗失或被盗。需办理作废声明的,应及时办理。

   (三)学校机要人员负责印章的安全,未经理事长同意,严禁擅自携带外出。学校机要人员因工作需要调离,需办理公章交接手续,并对其任职期间印章的使用负责。

(四)学校机要人员应认真对印章使用情况登记造册,每月汇总、分析印章使用情况并存档备查。

   (五)严禁在空白的纸张、表格、信函、证件、合同、协议、证明及介绍信等加盖公章或专用印章。

   (六)学校公章、专用印章禁止带出本单位外使用。如因特殊需要,须经理事长同意后,由办公室机要人员陪同方可带出。公章带出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用承担责任。

   (七)对行文不规范(字迹潦草、有涂改痕迹、表达不清、落款单位不明)的文档、未按照审批程序办理用章手续、不符合用章规定以及可能对学校造成不良影响、危害学校及法定代表人利益或造成经济损失的,机要人员有权拒绝加盖印章。

   (八)特殊情况急需使用公章或专用印章的,由分管校领导批准,并请示理事长同意后可先行用章,但印章使用人应在事后及时补办手续。

   (九)机要人员应认真负责、严格管理,按照程序办事,认真核对有关内容。使用人所填写的内容和拟使用印章的文稿材料不符的,不予用章。

(十)部门印章的使用

    1.各部门印章对外不具备法律效力,只能在本单位的职责范围内使用。如需对外使用印章的,须经理事长同意或授权人签字。

2. 使用部门印章的,须经各部门负责人签字后,到学校机要室办理有关手续。

五、责任追究

学校领导及各部门负责人对签批的印章使用申请承担领导责任,学校机要人员为印章管理工作第一责任人,印章经办人员为印章管理工作的直接责任人。

对违规使用印章,情节较轻的,给予警告、记过等处分;情节严重地给予降级、降职处分;给学校造成不良影响或经济损失的解除劳动合同,并赔偿经济损失;涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

六、本规定自发布之日起生效,原《郑州交通职业学院印章管理规定》(郑交院〔201330号)自行废止,本规定由学校办公室负责解释。

附件:黄河交通学院公章使用申请表

                                  黄河交通学院

                                2014712

 

 

 

 

      黄河交通学院公章使用申请表

   

 

使用部门

 

用章数量

      

经 办 人

 

用章事由

 

责任人意见

 

                            

主管校领导意见

 

     

理事会办公室审核

     

理事长审批

 

     

   

 

 

 

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