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黄河交通学院接待管理规定

2014-07-29 阅读:1 出处:学院办公室 作者:院办 编辑:办公室

黄河交通学院接待管理规定

 

    为进一步提高学校公务接待水平,树立学校良好形象,根据《党政机关国内公务接待管理规定》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》、中央八项规定等文件精神,结合学校实际,特制定本规定。

    一、接待工作原则

    (一)统筹管理原则:学校各级各类接待工作由学校办公室统一管理和协调;

    (二)对等接待原则:学校各级各类接待工作一般实行对等接待;

    (三)事前审批原则:学校各级各类接待工作,须事先按规定的审批程序报批,未经批准的接待费用不得报销;

    (四)勤俭节约原则:接待工作既要热情周到,礼貌待客,又要厉行节约,严格控制经费开支,杜绝奢侈浪费;

    (五)定点接待原则:学校各级各类接待,应安排在与学校签约的宾馆(饭店),需安排在其他宾馆(饭店)的,须经主管校领导同意。

二、接待工作范围

    (一)上级主管部门、校外单位来访、考察、检查工作的;

    (二)学校各部门对外办理业务需接待的;

    (三)经理事长批准的。

三、接待工作程序

    (一)学校各级各类接待,均需填写接待申请单(见附件1),接待标准由学校办公室向领导汇报后确定;

    (二)具体负责接待的部门应提前提出申请,经主管领导审批同意后,由学校办公室负责安排;

    (三)校级公务接待由学校办公室安排,校级领导接待;其他接待一般由业务对口部门负责人接待;

    (四)因特殊情况来不及按正常程序审批的公务接待,可由主管校领导直接通知学校办公室安排接待;接待工作结束后,由接待部门补办手续。

四、接待工作要求

 (一)学校办公室接到接待申请后应及时向主管校领导汇报,并通知总务处、保卫处等相关部门,确保学校水电设备正常,环境卫生、校园秩序良好;

 (二)接待期间需要考察(参观)的,由学校办公室统一安排,相关部门配合;

 (三)需要学校领导接待的,由学校办公室提前通知参与接待的学校领导,同时向理事长报告;

 (四)参与接待的工作人员应按学校办公室要求做好各项准备工作;

 (五)学校重要重大活动接待,由学校办公室负责单独制定接待方案和工作计划,并负责各部门的协调工作。

 (六)接待工作规范(见附件3)。

五、接待工作考核

(一)无故拒绝接受接待任务或出现重大失误影响接待工作的,部门负责人和直接责任人当月各降一级岗位工资,并在全校范围内通报批评;情节严重或性质恶劣的解除劳动合同。

 (二)不按照接待规范和标准执行接待任务,影响学校形象的给予通报批评;

    (三)学校各级各类接待工作是各部门的临时性工作之一,由学校办公室负责考核。

六、本办法由学校办公室负责修订和解释,自发布之日起实施。

 

附件:1.黄河交通学院接待申请表

      2.黄河交通学院接待标准

      3.黄河交通学院接待工作规范

                            

 

                              黄河交通学院

                            2014717

 

 

 

附件1

 

黄河交通学院接待申请表

申请部门

 

申请时间

 

接待事由

 

来宾单位

 

接待时间

 

来宾人数

 

是否用餐

 □是  □否

是否住宿

    □是  □否

陪同人员

 

签单人员

 

是否接送

(如需接送,请注明时间、地点,联系人和联系方式)

是否参观

    □是  □否

是否代购

机、车票

(如需代购,请注明班次、时间,标准)

接待标准

 

(办公室向领导汇报后填写)

办公室

主任意见

 

主管校领导意见

 

理事长

意见

 

接待工作简要记述

 

备注

此栏应注明接待变更、签单人等有关事项

 


附件2

黄河交通学院接待标准

项目

是否安排

责任部门

具体要求

备注

  宿

□是  □否

学校办公室

酒店名称:                              

主宾安排:□套房   □商务标间   随从人员安排:□商务标间     □普通标间

 

 

□是  □否

学校办公室

酒店名称:                       

陪同人员:                                                                                         

 

 

□午宴

□晚宴

□是  □否

学校办公室

酒店名称:                  

用烟类别:                    用烟数量:              

用酒类别:                    用酒数量:              

陪同人员:                                                                    

 

 

□是  □否

学校办公室

□礼宾仪仗队    □电梯礼仪    □会议室礼仪    □贵宾室礼仪

 

 

□是  □否

学校办公室

标准:□考斯特  □别克商务   □奥迪   □其他                       

陪同人员:                                                                   

 

 

□是  □否

学校办公室

会议地点:                                  

参会人员:                                                                  

会议室物品:□百岁山  □茶水  □湿巾  □纸巾  □水果  □干果

 

录像摄像

□是  □否

新闻中心

拍摄人员:□专业技术人员  □新闻中心工作人员

拍摄场景:□会议  □参观  □交谈  □花絮  □全程

 

参观考察

□是  □否

学校办公室

参观路线:□校史馆—□图书馆—□东风雪铁龙、东风标致郑州交通职业学院培训中心—□2

实训中心1楼—□2号实训中心2楼—□2号实训中心3楼—□2号实训中心4楼—□实习车间—

3号实训中心1楼—□3号实训中心2楼—□3号实训中心3楼—□3号实训中心4

陪同人员:                                                                  

 

纪念品

□是  □否

学校办公室

名称:                    数量:   

 

配合部门

□是  □否

□学校办公室  □人事处  □教务处  □学生处  □财务处  □评建办  □新闻中心  □总务处    □保卫处  □基建处  □成人教育部   □其他                                                                  

 

附件3

 

黄河交通学院接待工作规范

工作项目

  工作标准

责任部门

备注

环境卫生

提前60分钟完成公共卫生区清扫工作;

安排专人负责参观路线沿途卫生保洁。

总务处

 

 

被参观部门提前60分钟完成参观点卫生清扫;

安排专人负责卫生巡查、保洁。

被参观部门

 

会 议 室

保持会议室整洁,会议前60分钟打开会议室门,再次检查;

多媒体、音响提前60分钟调试,会议前30分钟进行第二次调试;

会前60分钟将饮用水、水果、纸巾、桌签等接待物品摆放到位;如有会议材料,需提前30分钟摆放到位;

提前30分钟将空调调至适宜温度(夏季26℃,冬季20℃);

会议服务热情、周到,客人落座后从主宾开始依次倒茶水,会议期间每1520分钟添加一次。

接待部门

学校办公室

 

  

提前2小时确定参观路线,经主管校领导同意后通知相关部门做好准备;

参观解说及接待人员提前10分钟在参观点门口迎接;

解说人员保持良好精神状态,熟练掌握解说内容,灵活应对各种突发状况,并保持解说设备状况良好。

学校办公室

 

  

按照公务接待申请表的标准和要求,在客人到达之前预定用餐房间;

用餐前2小时到达房间,查看用餐房间的布局和卫生状况,调节室内温度,确保空气清新;

提前了解客人的民族风情及饮食习惯,根据季节性要求和用餐标准,注意营养均衡,荤素搭配,合理安排菜品;

客人到达酒店前10分钟,凉菜备齐;如需酒水,在客人入席后5分钟内斟齐;其余菜品在开席后30分钟内上齐;

工作人员原则上不安排就餐,经学校领导批准后,可以安排工作餐,不提供酒水。

学校办公室

 

   宿

按照公务接待申请表的标准和要求,在客人到达之前预定好房间;

客人入住前2小时到达酒店,确定入住房间,并查看房间的布局和卫生状况,调节室内温度,确保空气清新;

重要宾客,安排专人提前30分钟在酒店大堂迎接,并办理好入住手续。

学校办公室

 

  

按照公务接待申请表的标准和要求,提前预留车辆,司机应提前10分钟在指定地点待命,并保持手机畅通;

车辆应保持外观整洁,车内卫生良好。司机应着正装;

公务接待应当合理安排车辆;

其他具体要求见学校车辆管理办法。

学校办公室

 

通知领导

接待方案确定后,提前通知出席活动的相关领导,告知时间地点和相关要求;

接待活动开始前1小时,与出席活动的校领导进行电话提醒;

来宾到校前20分钟,组织领导在指定位置集合,介绍来访人员的基本情况,做好接待准备。

学校办公室

 

摄像录像

接待方案确定后,提前通知新闻中心做好摄影摄像准备;临时接待活动,要随叫随到;

摄像、录像、录音器材要及时充电,确保正常使用;

提前20分钟,摄像人员要到达指定位置。

新闻中心

 

安全保卫

重要客人来访,提前1小时执行一级安保部署,实行校园秩序管制,大门口、行政楼、会议室要安排礼宾各2名;其他接待活动,执行二级安保部署,在会场和参观路线上安排秩序维护人员;

公务接待活动前1天,要对全校进行安全检查,对参观部位进行消防隐患排查,确保设施良好,活动前1小时,再次进行巡查;

来访客人一般从正门进校,提前30分钟敞开大门,对其他车辆进行交通疏导,确保门前畅通,周边秩序良好;

安保人员提前30分钟到岗,对活动现场及参观路线进行秩序维护,确保参观路线畅通;

重大活动提前1天联系公安、城管等部门,对校园及周边环境进行综合治理,确保活动期间周边治安良好。

 

保卫处

 

纪念品

原则上不互相赠送纪念品,确需赠送纪念品的,按审批标准执行;

按照接待申请表的标准和要求,提前2小时准备到位、专人负责管理和发放。

学校办公室

 

 

 

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