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黄河交通学院档案管理办法

2014-07-29 阅读:1 出处:学院办公室 作者:院办 编辑:办公室

黄河交通学院档案管理办法

(修订稿)

第一章  总 则

第一条 为实现学校档案建设和管理科学化、规范化,不断提升服务水平,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合学校实际,制定本办法。

第二条 档案工作是维护学校历史真实面貌的重要工作,也是衡量、评价学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是学校各部门的重要职责和主要工作之一。

第三条 学校档案是指学校从事教学、科研、管理、招生、外事、基础建设等活动直接形成的对学校、学生和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的文件材料。学校档案由学校档案室按照国家档案工作管理标准统一管理。

第二章  管理人员职责

第四条 档案工作实行部门一把手负责制,各部门指定一名工作人员,在规定时间内完成本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。

第五条 档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第六条 档案室工作人员职责

(一)负责档案整理、编目、鉴定、统计、排列和检索工具编制等工作。

(二)负责库房档案的收进和移出工作,严格履行交接手续,准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限。

(三)负责库房内部整理。案卷排放整齐、科学、有序,保证库内整洁、无灰尘。

(四)及时检查档案安全保管情况,发现对档案有害因素时,要及时上报并采取措施。做到以防为主,防治结合,保证档案的完整与安全。

(五)正确处理好利用和保密的关系,增强保密观念,严守党和国家机密,严格执行借阅、查阅登记制度。

(六)积极主动地做好使用工作,不断提高服务质量。做到提供准确、及时主动。用后及时清退,按时入库归位。

(七)应用电子计算机编目检索、贮存及调用档案;利用裱糊及复印技术,对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。

(八)依法依规销毁无保存和利用价值的各类档案及有关资料。

第三章  档案归档

第七条 各部门要按照本办法规定的时间及时、完整的办理归档手续。重大、重要档案要及时归档。

第八条 文件材料的归档范围

(一)DQ  党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的材料。

(二)XZ  行政

主要包括行政职能部门(教务、科研、基建、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

(三)JX  教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

(四)KY  科研

主要包括科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

(五)CP  产品生产与科技研发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

(六)JJ  基建

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

(七)SB  仪器设备

主要包括在仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等环节中形成的文件材料。

(八)CB  出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

(九)WS  外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。

(十)CK  财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(十一)RW  人物

主要包括在学校或曾在本学校学习、工作过的党政领导及著名专家学者,在从事各种活动中形成的对国家、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等历史记录。

第九条 归档要求

(一)能正确反映学校在教学、科研、管理各项活动中的真实内容和历史过程。

()材料应齐全、完整、准确、系统。

(三)质地优良、书绘工整、声像清晰、符合有关规范和标准的要求。

(四)移交存档的文件材料,不能采用易褪色的书写材料(如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、热敏纸、铅笔等)书写绘制,应符合耐久性要求(一般为碳素墨水或黑色水笔)。

(五)移交材料格式要求:打印文件统一采用A4纸,标题要求为黑体三号居中,正文字体为小四号仿宋_GB2312。行间距2026磅值,装订线设置为左(或上)30mm

(六)凡是归档的文件材料应移交原件(学籍审批材料除外)。

(七)各部门按自然年度归档的应在次年三月底前完成归档工作。重要档案材料应随时归档。

(八)科研类档案应在项目结项后两个月内归档,基建类档案应在工程完成后三个月内归档。

(九)会计档案在财务部门保管三年,期满后次年六月底前转交档案室。

(十)职代会,党代会文件材料,应在会议结束后15天内归档。

(十一)归档材料移交应履行移交手续,填写移交登记表,一式两份,交接双方签名确认无误后方可移交。纸质版归档材料移交时应由部门领导签字确认并加盖部门印章(附带电子版),不履行移交手续的,档案管理员有权拒收。

第十条 对学校规定应归档的文件材料,应按要求向档案室移交,实行集中统一管理,任何人不得据为己有,凡是不按规定要求移交的,档案室应及时报告校领导按本办法规定处理。

第四章  档案管理

第十一条 学校档案室根据《高等学校档案实体分类法》和《河南省档案局<归档文件整理规则>实施细则》,在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下,保持档案之间的有机联系,对档案进行分类、组合、排列、编号、编制目录、组织室藏。

第十二条 档案鉴定和销毁

(一)根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。

(二)对保管期限已满、已失去保存价值的档案,由主管校领导负责,办公室、教务处、人事处、基建办公室、学生处、招生就业办公室、财务处、评建办公室等部门负责人参加,成立档案保管期限鉴定小组。对无保存价值的文件材料登记造册,经理事会批准后予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第十三条 档案库房应坚固安全,应有防盗、防火、防光、防虫、防潮、防腐蚀等安全措施,防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案应及时修复或复制。应定期检查档案保管情况,消除安全隐患。遇有特殊情况,向校领导汇报并及时处理。

第十四条 建立健全档案统计制度。对档案的接收、管理、利用等情况进行统计分析。认真执行档案统计年报制度,按国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第十五条 学校全体工作人员应严格遵守学校保密工作规定。

(一)档案在未公开前,任何组织和个人无权公布档案内容或擅自扩大利用范围。

(二)严禁将档案带出单位,不准将档案带到家里和公共场所;除政策规定外,档案一般不得邮寄;外出工作必须携带档案时应经过学校领导批准,并采取必要安保措施。

(三)不得在公共场所、电话和通信中以及在家属、子女、亲友面前谈论档案的秘密问题。

第五章  借阅管理

第十六条 档案库房是机要重地,非档案管理人员未经许可不得随便进入。
   
第十七条 本校档案仅限于本校教职工及学生(含毕业生)利用。凡到本校档案室查、借、阅档案(含查、借、阅自己产生的档案或移交档案),必须遵守本校各项档案管理规章制度,履行登记手续,填写《借阅档案材料登记表》和《重要档案材料使用申请表》(见附件),如实填写查、借、阅案卷题名(内容)、目的和结果。

第十八条 学校教职工因工作需要,凭有效证件可借(查)阅与工作有关的一般档案材料。

第十九条 借(查)阅档案应在档案阅览室进行,如需摘录、复制须经主管领导同意,重要档案须经理事长同意。

第二十条 档案借出、归还都应严格履行审查签字手续。档案材料用毕后应及时归还档案室,由档案室工作人员核对检查完整无误后,如实登记归还相关情况。

第二十一条 档案一经借出,档案使用者必须对档案的保密、安全和完整性负责,应妥善保管、爱护档案,不得转借、涂改、圈划、增删、勾画、抽页、剪裁、拆散等,更不允许丢失。

第二十二条 学校毕业生或在校生需查阅与个人相关档案的,须持本人有效证件(毕业证、学生证、身份证等)或院(部)证明方可借(查)阅。委托他人办理的,受委托人须持其本人身份证和委托书,并提供委托人的身份证或毕业证,方可借(查)阅档案。

第二十三条 档案使用者离职或长时间因公外出,应在离校或外出前将借阅的档案资料归还档案室,办理借阅注销手续。

第二十四条 外单位或个人来档案室借(查)阅档案者,须持有单位介绍信,经理事长批准同意。

第六章  违纪处理

第二十五条 有下列情况之一的取消部门和责任人的全年评先资格;情况严重的给予降职或降级处理直至解除劳动合同;违法的,追究法律责任。

(一)不按照规定时间移交归档材料、移交材料不完整或移交材料不符合要求的;违反本条的,同时缓发部门负责人和档案管理人员当月工资;

(二)因个人人为因素档案材料丢失或损坏的;

(三)不设置专职或兼职档案管理人员的;

(四)泄露机密档案信息的。

第七章  附 则

第二十六条 本办法由学校档案室负责解释。

第二十七条 本办法自发布之日起施行。原《郑州交通职业学院档案管理规定》(郑交院〔201249号)同时废止。

 

附件:1.黄河交通学院重要档案材料使用申请表

      2.黄河交通学院移交材料登记表

      3.黄河交通学院档案管理工作评价标准

 

 

                                  黄河交通学院

                                2014717

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

 

黄河交通学院重要档案材料使用申请表

 

 

 

      

使用部门

 

经办人

 

档案材料标题

 

档案材料类型

○正本  ○副本

○原件  ○复印件

档案材料用途

 

使用期限

                   日 ~         

部门签署意见

     

办公室意见

     

主管校长批示

     

理事长批示

     

*备注:1.该表适用于学校重要档案材料提供利用时使用;

      2.上述重要档案材料对学校至关重要,一经借出,请特别慎重保管,用完即刻归还;

      3.证件复印件可不必归还,但要慎重使用或保存。

      4.档案室工作人员必须在复印件上注明材料用途。


附件2

 

黄河交通学院各处、室、院、部移交材料登记表

序号

移交日期

移交单位

档案内容及文件材料标题

份数

移交人

接收人

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件3

   

    黄河交通学院档案管理工作评价标准

评价项目

评价内容

评价方法/标准

分值

得分

备注

领导重视

15

1.部门档案管理会议记录

查看会议纪录,无记录扣5

5

 

 

2.是否列入部门年度工作计划

查看部门工作计划,无计划扣5

5

 

 

3.有专职或兼职管理人员

查看部门分工,无专职或兼职管理人员扣5

5

 

 

档案管理

30

1.是否按规定分类整理档案

查看档案分类管理情况,不按分类管理扣5

5

 

 

2.档案格式是否符合要求

查看纸质档案格式是否符合要求,不符合要求扣5

5

 

 

3.部门档案是否齐全

核对应该形成的档案是否齐全,不齐全扣5

5

 

 

4.档案是否有损害或丢失现象

查看档案、公文流转记录,损坏一次扣2分,丢失一份扣6

7

 

 

5.是否有泄漏学校机密档案情况

发现泄漏学校机密档案一次扣8

8

 

 

档案移交

30

1.是否按规定时间移交档案

不按照规定时间移交扣5分,每延长一天扣5

15

 

 

2.移交的档案是否符合要求

移交的档案有不符合要求的,每份扣2

8

 

 

3.移交手续是否齐全

移交手续不齐全,不填写移交表扣5分,不签名扣2

7

 

 

重要档案

15

1.重要档案是否移交及时

主要指协议、合同、上级主要批文和重大合同档案不及时移交每次扣5

10

 

 

2.重要档案是否有移交手续

移交手续不齐全,不填写移交表扣3分,不签名扣2

5

 

 

临时档案

10

1.自取文件是否及时移交

主要指上级邮寄、部门自取文件,不及时移交扣一次扣3

6

 

 

2.自取文件是否办理移交手续

移交手续不齐全,不填写移交表扣3分,不签名扣1

4

 

 

 

 

 

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