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黄河交通学院公文管理办法

2014-07-29 阅读:1 出处:学院办公室 作者:院办 编辑:办公室

黄河交通学院公文管理办法

 

第一章 总 则

第一条  为使我校公文处理规范化、制度化,根据《中国共产党机关公文处理条例》《国家行政机关公文处理办法》和河南省人民政府办公厅、省教育厅公文处理有关规定,结合我校实际,制定本办法。

第二条  本办法适用于全校各部门公文处理工作。

    第三条  学校公文是传达贯彻党和国家的方针政策、部署工作、发布规章、请示、答复问题、指导和协调工作、报告情况、交流经验的重要载体,是在行使管理职能过程中所形成的具有约束力和规范体式的公务文书,是依法治校和进行公务活动的重要工具。

    第四条  学校办公室是公文的管理机构,负责指导各部门的公文处理工作。学校各部门负责人是本部门公文管理的第一责任人。

第二章  公 文 种 类

第五条  全校各部门应当根据其隶属关系、职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系等,正确选用公文种类。适用于我校的公文种类主要有:

    (一)决定 适用于对重大事项或重大活动做出安排,奖惩有关部门及人员。

(二)通告 适用于学校在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

(三)通知 适用于发布规章,转发上级机关、不相隶属机关的公文,批转下级部门的公文,要求下级部门办理和需要有关部门通知或共同执行的事项,干部任免,学校制定的规章、行政措施和其他规范性文件。

(四)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(五)报告 适用于向上级机关或领导汇报工作、反映情况,答复上级机关的询问。

    (六)请示 适用于向上级机关或领导请求指示、批准。

    (七)批复 适用于答复校内各部门的请示事项。

    (八)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    (九)函  适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问、请求批准或答复有关事项。

    (十)纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第三章  公 文 格 式

第六条  公文一般有版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

(一)版头。由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成。

1.份号。如需标注份号,一般用63号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。份号前不加“No”等标识。需写满6位,不足6位时编虚位补齐,份号从000001编排起,份号应使用3号半角黑体字。

2.密级和保密期限。如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

3.紧急程度。如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。适用于我校的发文单位标志有:“黄河交通学院文件”“中共黄河交通学院委员会文件”“黄河交通学院工会委员会文件”“共青团黄河交通学院委员会文件”等。

发文单位标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

党政联合行文时,需同时标注联署发文单位名称,一般应当将主办单位名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文单位名称右侧,以联署发文单位名称为准上下居中排布。

公文首页纸由学校办公室统一印制 ,各部门不得印制。

5.发文字号。编排在发文单位标志下空二行位置,3号仿宋,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排,与签发人姓名处在同一行。

    1)涉及学校行政全局性、综合性问题,统一编号为“黄交院

201×〕×号”;

        2)涉及学校党组织全局性、综合性问题,统一编号为“黄交院党字〔201×〕×号”;

    3)涉及学校党政全局性、综合性问题,统一编号为“黄交院党政〔201×〕×号”;

    4)涉及学校工会全局性、综合性问题,统一编号为“黄交院工字〔201×〕×号”;

    5)涉及学校共青团全局性、综合性问题,统一编号为“黄交院团字〔201×〕×号”;

学校行政发文由学校机要室统一掌握文号;学校党委发文由学校党委办公室统一掌握文号;学校党政联合发文由学校党委办公室统一掌握文号;学校工会发文由学校工会办公室统一掌握文号;学校共青团发文由学校团委统一掌握文号

    6.签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,平行排列于发文字号右侧,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。

7.版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

(二)主体。由标题、主送机关(单位)、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、页码等要素组成。

1.标题。由学校名称、事由和文种组成。

一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;标题排列应当使用梯形或菱形,不应使用长方形或沙漏型。

公文标题一般不使用标点,确有需要时,可以使用书名号、引号、顿号、括号等。

2.主送机关(单位)。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关(单位)名称后标全角冒号。如主送机关(单位)名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关(单位)名称移至版记。

3.正文。公文的主体,用来表示公文的内容。公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行,用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28字。每个自然段左空二字,回行顶格,数字、年份不回行。文中如有小标题可用3号小标宋或黑体字,结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用3号仿宋体字标注。

排版时版面尺寸要标准:幅面:210mm×297mm,版心:156mm×225mm,上白边(天头)37mm,下白边35mm,左白边28mm, 右白边26mm,行距为3号字的7/8(约4.85mm,word排版可将行间距设为28磅)。

4.附件说明。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,用3号仿宋体字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

    5.发文署名。学校行政行文时,使用“黄河交通学院”全称。一般在成文日期之上,以成文日期为准居中编排学校名称,党政联合行文时,党委名称在前。

6.成文日期。署签发人签发的日期。联合行文时,署最后签发人签发的日期,成文日期编排在正文之下,空两行,右空四字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

7.印章。印章用红色,不得出现空白印章。

1)单一单位行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

2)当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

成文后,应当分别加盖学校印章。党政联合上报的公文分别由党办和校办加盖学校党委和学校公章。

8.附注。如有附注,用3号仿宋体字,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话,格式为:在同一行标注“联系人” 3个字及联系人姓名、“联系电话”4个字及联系电话,两者中间用分号隔开,“联系人” “联系电话”后分别标全角冒号。

附注回行时,第二行首字与版心左边缘对齐。

9.附件。公文如有附件,应当注明附件顺序和名称,在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和名称。

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

10.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下7mm处,数字左右各放一条4号一字线。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

(三)版记。由版记中的分隔线、主送机关、印发机关和印发日期组成。

1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.主送机关。应当使用机关(单位)全称、规范化简称或者同类型机关(单位)统称。一般用4号仿宋体字,在印发机关(单位)和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“主送”二字后加全角冒号和主送机关(单位)名称。

3.印发机关和印发日期。学校名称和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,学校名称左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

(四)特别说明

1.公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

2.公文中计量单位、标点符号和数字的用法。公文中计量单位的用法应当符合GB 3100GB 3101GB 3102(所有部分),标点符号的用法应当符合GB/T 15834,数字用法应当符合GB/T 15835

第七条  公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第八条  公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。公文订位两外订眼距离版面上下边缘70mm处。

 第九条 学校各部门以学校名义发文都应先填写“黄河交通学院发文处理签”(见附件)。

第四章  行 文 规 则

第十条  行文应当遵循确有必要、注重效用、针对性和可操作性原则。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。

第十二条 各类公文应贯彻党政分开的原则,确因工作需要,党政工团组织、相关部门,可按照协商一致的原则联合行文。

第十三条 “请示”应当一文一事,不得多头报送,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄报或抄送形式,也不得抄送个人。“请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“请示”与“报告”要分别行文,“报告”不得夹带请示事项。

第十四条  为了保持学校公文的严肃性和权威性,学校内部应精简文件;对不符合行文规则的公文,学校办公室可退回原呈报部门。    

第五章  公 文 拟 制

第十五条  起草。以学校名义发文,全校综合性文件由学校办公室负责组织有关部门起草。单一业务性文件由业务归属部门承办;联合行文的由有关部门协商起草。

公文起草应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及学校的职责权限、党的路线方针政策。一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(二)人名、地名、数字、引文准确。内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。文种正确,格式规范。引用公文时应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

    (三)应当使用国标计量单位和规范字。

    (四)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    (五)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

    (六)承办部门草拟好公文后应先到学校机要室领取并填写“黄河交通学院发文处理签”,然后履行公文逐级审批程序(特殊情况需经理事长同意)。文稿一律采用A4纸张打印,并附电子文本。

    第十六条 审核,会签。以学校名义制发的公文,先由本部门负责人审阅。凡属规章制度性质的,应按学校规章制度管理办法执行。

    公文审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,是否符合法律法规、政策、规章制度,是否存在可能造成学校不良影响或经济损失以及危害学校法人利益等风险。文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。审核文稿时应对公文内容、文字表述、文种使用、格式等方面进行全面审核把关。对不符合要求的公文,学校办公室可将文稿退回拟稿部门进行修改。公文草稿送交校办核稿的时间应比正式发文时间提前2个工作日以上。

第十七条  公文签发

(一)公文签发流程:部门指定拟稿人→草稿交部门负责人审阅→发规办负责人审查(规章制度类)→校办、党办审核→到机要室领取发文处理签→主管校领导签署意见→理事会办公室签署意见→签发→学校办公室发文。签发人应签署具体意见、姓名和日期。签发人代表学校对公文负责。

(二)理事会公文(含制度性公文)由理事长签发,党委公文由党委书记签发,行政公文由校长签发,工会公文由工会主席签发。

(三)公文一经签发,不得再作改动。如确需改动,必须经原签发人同意。擅自改动领导签发过的文件,须追究直接责任人的责任。

第六章  公文办理

第十八条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第十九条  收文办理的主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,上级机关下发我校的行文(含主管单位邮寄或自取文件),一般由学校办公室签收、启封;行政收文由学校办公室机要人员负责接收。公文接收应及时,并注明签收时间。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

(三)初审。对收到的公文由机要人员进行初审,统一送学校办公室主任阅批,并按公文的内容和学校领导分工签转。重大事项应交理事长签批。

(四)签转。学校机要员按学校办公室主任签转意见,分别送有关校领导阅批,校领导审签公文,一般不超过3个工作日;限时办理的公文,应在时限内批阅;特急件应及时批阅。校领导签署意见必须有姓名、审批日期和明确的处理意见、具体的工作要求、采取的必要措施和工作完成时限,需两个以上部门办理的,应注明牵头部门。

    (五)承办。承办部门收到文件后,应按领导批示和文件要求及时办理,不得推诿敷衍,拖延积压。

1.公文主拟部门应就公文涉及事由做充分调研和论证,阐明依据和理由,提出明确的处理(办理)建议、意见。

2.公文事由涉及两个或两个以上部门的,牵头部门应主动与相关部门协商,相关部门也要阐明依据和理由,提出明确的处理(办理)建议、意见。

3.公文主拟部门负责人、签发的校领导是公文处理事项的第一责任人,负有督办的主要责任,凡属党委书记和校长签发的公文,列入学校督察与评价委员会督察内容。所有校领导签署的意见要件件必落实,事事有回音。公文涉及的主办部门完成任务后必须及时向签署意见的校领导汇报或反馈。各部门公文办理完毕后,要及时将上报文件及文件原件交学校机要室。

4.承办部门应在两周内办复,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。不能及时办复的应说明原因。

(六)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。机要人员应及时做出内部流转处理,流转要及时、迅速、准确,并在公文流转登记薄上予以登记,内容包括:1.收文日期(///日);2.来文机关(单位);3.来文字号;4.公文标题;5.文件签转:校办→主管校领导 →有关部门 → 领取人签名;6.收存及收存日期。

(七)催办。机要员要及时了解掌握公文的办理进展情况,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

(八)答复。公文的办理结果应由业务承办部门及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

第二十条 发文办理主要程序是:

(一)复核。已经学校负责人签批的公文,印发前机要人员应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签发人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

(四)核发。公文印制前,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后印制并分发。

第七章  公文归档

第二十一条  公文办理完毕后,学校办公室负责以学校名义发出的公文原件的整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。

上级部门召开会议所发的公文,参加会议的我校人员必须在会后及时将公文原件及会议活动中的文件或资料交学校办公室,并办理相关登记手续。学校各部门收到的上级公文,应将公文原件全部交到学校办公室接收并办理登记手续。

第二十二条  部门合并时,全部公文应当随之合并管理;部门撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 责任追究

第二十三条  实行公文处理责任追究制度。有以下情况的,由学校办公室责令补救改正。情节严重或给学校造成严重不良影响的要给予降级或降职处分,直至解除劳动合同,涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

(一)未履行审核职责或者审核不严,造成不良影响的;

(二)未按规定时限办理或违反公文处理程序的;

(三)擅自发文或随意扩大(缩小)发送范围的;

(四)未履行会签程序或会签部门存在不同意见发布、上报公文的;

(五)越权行文或不按主管领导批示意见办理的;

(六)保管不善导致公文丢失或外出开会、培训等不移交会议、培训材料的;

(七)其他违反公文处理规定的行为。

第九章     

第二十四条  学校办公室对本办法负责解释。

第二十五条  本办法自印发之日起施行,原《郑州交通职业学院行政公文处理办法》自行废止。

 

附件:黄河交通学院发文处理签

 

 

                                 黄河交通学院

                                2014712

 

 

 

 

 

 

 

 

 

黄河交通学院发文处理笺

签 发

 

编 号

黄交院﹝201××号         201×××日印发        ×

标 题

 

主办单位

×××

拟稿人

×××

部门负责人意见

 

校办意见

 

主管校领导意见

 

理事会办公室

审核

 

理事长审批

 

主送部门

 

校对人

 

备 注

 

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