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郑州交通职业学院会议制度

2013-11-06 阅读:1 出处:学院办公室 作者:院办 编辑:办公室

郑州交通职业学院会议制度

201311月修订)

 

为规范会议管理,提高会议质量,降低会议成本,形成良好会风,特制定本制度。

一、会议召开原则

1、及时。凡上级有重要工作安排或有重要文件精神、学院自身有重大活动等,须及时召开不同类型会议。

2、高效。坚持民主集中制,议题明确,议而有决,决策民主、科学规范。

3、务实。坚持“解放思想,实事求是”,与时俱进,脚踏实地,反对形式主义。

4、精简。力避文山会海,坚持少开会,开短会,开精会。

二、会议类别

(一)院长办公会

院长办公会议由院长、常务副院长、或委托的副院长主持召开,参加人员为院级领导,监察委员会主任列席会议,必要时经主管院长提议,会议主持人同意,相关部门中层干部可列席会议。学院办公室主任列席院长办公会并做好纪录,会后撰写会议纪要。院长办公会原则上每周举行一次,安排在每周五下午500召开,经院长同意也可根据需要临时召开。因特殊情况需要取消、改期或延期的由学院办公室提前通知。

(二)党委会

党委会由党委书记或副书记主持召开,党委委员、纪委书记参加会议,党办主任列席会议并做好会议记录,会后做好会议纪要。党委会原则上每学期开学后和结束前各举行一次,根据需要可以临时召开。

(三)党政联席会议

牵涉到全局工作,需要党政协作时,经党委书记和院长协商,可召开党政联席会议。党政联席会议决议具有院长办公会议、院党委会议同等效力。党政联席会议由党委书记、院长提名参加人选。党办主任列席会议并做好会议记录,会后做好会议纪要。

(二) 全院教职工大会

全院教职工大会由学院办公室统一组织,常务副院长主持召开。院长或其他受委托领导做主题报告,党委书记作总结讲话。学院办公室派专人负责考勤,并做好会议材料的整理、记录,必要时写出会议记要。原则上每学期开学前、期末分别召开一次。

(三)中层干部会议

中层干部会议由党委书记或院长主持召开,主要是研究、部署学院阶段性重点工作。院级领导、各处(室)、系(部)主要负责人或根据情况指定有关人员参加。中层干部会议原则上两周一次,由学院办公室提前通知。

(四)教学工作会议

1、教学工作例会

会议由主管教学的副院长或委托教务处处长主持召开,由教务处负责组织实施,必要时教学督导、科研、教研、教改会议同时召开。主管副院长、教务处及相关系(部)主管教学的主任、教研室主任、教学干事或其他相关人员参加。教务处专人负责考勤,并负责做好会议记录,会后撰写会议纪要。教学例会原则上每周一下午500召开。必要时随时召开。

2、教学工作大会

教学工作大会原则上每学期期初、期末各一次,全体任课教师参加。教务处负责组织。

3、教学专题会议

学风建设、教风建设、考试工作、评估工作等其他专题会议,由教务处负责组织召开。

(五) 学生管理工作会议

1、学管工作例会

学管工作例会原则上每周一次。主管学生工作的院领导、系部负责人、学管干事、学生处全体人员参加。学生处负责组织。

2、学管工作大会

学生管理工作大会由主管学生工作的副院长或委托学生处处长、副处长主持召开,由学生处负责组织实施。参会人员:主管副院长、学生处以及相关系(部)人员、全体辅导员(班主任)。学生处负责记录、考勤,会后撰写会议纪要。学生管理工作大会原则上每学期期初、期末各一次。

(六)招生就业工作会议

1、招生就业工作例会

招生就业工作例会原则上每月一次。由主管招生就业工作的副院长或委托招生就业处长、副处长主持召开,招生就业处负责人主持,主管招生就业工作的院领导、系主任、干事、招生就业处全体人员和相关人员参加。

2、招生就业工作大会

招生就业工作大会由主管招生就业工作的副院长或委托招生就业处长、副处长主持召开,由招生就业处负责组织实施。主管副院长、招生就业处以及相关系(部)人员参加。招生就业处负责记录、考勤,撰写会议纪要。招生就业工作大会原则上期初期末各一次。

(七)安全保卫工作会议

安全保卫工作会议原则上每月一次。由主管安全保卫工作的副院长或委托保卫处处长、副处长主持召开,主管安全保卫工作的副院长、系主任等相关人员参加。由保卫处负责组织实施。

(八)廉政工作会议

廉政工作会议由纪委书记主持召开,党委委员、纪委委员、纪检监察室工作人员、各支部负责纪检工作的人员参加。原则上每期一次。

(九)各专业委员会会议

各专业委员会(学术委员会、教学指导委员会、产学研合作委员会、图书情报工作委员会、语言文字工作委员会等)会议原则上每学期期初、期末各召开一次,会议由各专业委员会自行组织召开。

(十)其他院级会议

上级部门年度、学期对学院的检查、验收、评估等例行检查工作、学校间交流会议等,由学院各职能部门根据各自职责分别牵头组织。相关部门提供资料,撰写汇报材料。

(十一)部门会议

部门会议由部门负责人主持,部门全体人员参加。原则上每周一次。凡学院有重要会议、重要决策和重大活动时可召开临时会议。

三、会议准备

1、召开多部门协作院级会议,须由会议主持部门提前一周提交会议报告(特殊情况例外),明确会议时间、地点、参加人员、会议议题等内容等,经学院主管院长审核后报院长审批。

2、会议主办方提前草拟会议通知,属全院性质会议由学院办公室发布会议通知,属专题工作会议的,由主办方发布会议通知。例会可不公开发布通知。

3、会议主办方必须在会议召开前准备好讲话文稿、讨论议题。提交会议讨论的议题和建议,应观点明确、简明扼要。

4会议主办方或会议管理部门应提前制作会议签到表、考勤表。

四、会议记录

1、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据会议议题所涉及范围临时指定记录人员。

2、做好会议的原始记录和会议的考勤记录,根据需要整理《会议纪要》。

3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。

4、会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名并存档备案。

五、会议要求

1、各级会议要减少数量,控制规模,由院级主管领导严格审批并及时向相关院级领导通报。可开可不开的会坚决不开;已发文布置的工作,不再开会布置;能用校园网、电话等方式协商解决的事项,不再开会协调;时间靠近的会议可套开或合并开。未经批准,部门不得召开要求其他部门和学院负责人参加的全院性会议;属本部门业务范围的会议,不得要求以学院的名义召开,一般不邀请学院领导出席。

2、学院各部门提请院长办公会、党委会、党政联席会议讨论的事项,或需在有关工作会议上公布的重要政策,都必须经过深入调查研究,并经专家或研究、咨询机构进行必要性、可行性和合法性论证;涉及师生切身利益的,要向师生公开征求意见,并经学院发展规划与改革办公室审核。尚未协调一致,未经主管领导同意的政策性、规定性内容,不得提交会议讨论或在会上公布。

3、经院长办公会、党委会、党政联席会议审议通过的事项,应以正式印发的会议纪要为准;如需形成文件的,还应以学院文件形式按规定程序送审后印发。

4、院级综合性会议材料由学院办公室负责组织准备,涉及部门业务的由相关部门准备;业务会议材料(含院领导发言材料)由主办会议的部门负责准备。各会议主办部门应安排人员记录会议内容,编写会议纪要,同时将院领导重要的即席讲话整理成文稿存档。必要时编发会议简报。

材料准备包括材料撰写、打印、装订、发放等,均应符合会议及有关规范要求。

5、要认真落实会议文件归档制度,承办会议的主要职能部门负责收集会议有关材料,按照学院档案管理制度即时存档。

6、中央、省、市或其它单位召开会议,明确院领导参加的,由学院办公室根据院领导分工通知分管院级领导参加;分管院领导因特殊原因不能参会,由学院办公室提出建议,经院党政主要领导同意后,协调有关领导参加。院领导参会后,应主动向学院党政主要负责人汇报会议精神。会议的文件资料,参会院领导可根据工作性质处理或移交相关部门。

六、会议纪律

1、与会人员必须准时参加,不迟到,不早退,不无故缺席,会议中间不得无故离开,因公、因事、因病必须提前请假。

2、会议期间,与会人员应集中注意力,必要时提前认真阅读会议文件,认真记录有关会议内容。遵守会场纪律,不携带与会议无关的物品。会议期间应自觉将通讯设备调至震动或静音状态。不在会议期间接听或拨打电话。

3、会议涉及机密内容,所有与会者要严守保密制度,不得外传泄密,否者按有关规定处理。

4、会议结束,参与单位和领导,应认真贯彻落实会议精神,会议主办单位应对会议精神执行情况进行监督,必要时发布通报。

七、附则

1、本制度由学院办公室负责解释。

2、本制度自发布之日起执行。

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