校 园 新 闻
·图书馆开展文献检索培训
·郑州慈善日黄河交通学院捐款50...
·黄河交通学院多栋新建场馆正式...
·学校召开全国大学英语四ӌ...
· 万名大学生抵制传销签名活动...
·万名师生参加黄河交通学院2016...
·黄河交通学院召开学籍管理及学...
·西藏山南职校20余名学生来黄河...
·黄河交通学院举行2016教师节表...
公 告 通 知
·关于全面开展2016-2017学年家...
·关于全面启动2016年度国家奖&#...
·黄河交通学院2016年中秋节慰问...
·黄河交通学院2016年迎新接待站...
·第三十二个教师节慰问信
·关于新生报到期间校园车辆行驶...
·黄河交通学院2016年新教职工报...
·黄河交通学院2016年校园双选会...
·关于做好在校生生源地贷款续贷...
网络办公系统
 
  当前位置:首页 >> 服务指南


学院办公室档案管理工作流程

2013-04-27 阅读:1 出处: 作者: 编辑:

学院办公室档案管理工作流程
工作流程:
工作时间
一、召开学院年度档案工作会议:
1、总结本年度档案工作;
12月上旬
2、根据学院各部门实际情况调整规范归档文件范围;
12月上旬
3、准备档案工作会议材料,并交办公室主任审核,同时制作档案会议材料幻灯片;
12月中旬
4、与各部门协调并确定兼职档案员人选,制定会议签到表;
12月下旬
5、复印档案会议相关材料;
12月下旬
6、拟定并发布会议通知,申请摄影工作登记;
12月下旬
7、召开档案工作会议,提出下一年度档案收集工作要求。
12月下旬
8、撰写档案会议通讯稿交办公室主任审核,最终交至宣传处。
12月下旬
二、收集各职能部门应移交的归档文件,并做好业务指导工作:
1、接收各部门移交的归档文件并审查是否符合归档要求;
1—3月底
2、逐件登记归档文件材料;
1—3月底
2、双方互签移交登记表(复印移交登记表,原件留存档案室)将归档文件分部门装盒;
1—3月底
3、根据归档情况,及时指导各部门如何更好地做好移交工作;
1—3月底
4、电话提醒未移交部门按时移交归档文件;
1—3月底
4、上门收集个别部门归档文件;
1—3月底
三、整理各类别归档文件流程:
1、对移交文件进行分类,从一级类目到二级类目细致准确划分;
4月份
2、对各类别文件划分保管期限;
4月份
3、逐件拆除金属物进行装订(浆糊粘贴或缝纫机装订或三孔一线装订);
5—7月份
4、排列各类别盒号及件号顺序;
8月份
5、逐件档案编页号;
8月份
6、打印部分档案封面;
9月份
7、给各类别每件档案加盖归档章;
9月份
8、填写归档章内容;
10月份
9、给每盒档案加盖盒号章;
11月份
10、填写每盒档案备考表并装盒;
11月份
11、将档案上架,一级类目以每柜16盒排列;
11月份
12、逐盒逐件输录档案目录。
12月份
四、丰富档案室藏,规范保管
1、接收各部门日常移交的合同及重要归档材料;
日常工作
2、平时注重库房安全工作,注意卫生及通风等防护工作;
日常工作
3、每天打扫库房及办公室卫生,保持清洁;
日常工作
4、及时提醒相关部门注意办学证件的年审登记或及时更换证件。
日常工作
五、档案材料的日常利用及重要档案材料的提供利用流程
 
1、了解利用者需求,缩小查找范围及时提供档案的日常利用
 
2、利用者履行借阅手续
日常工作
3、提供重要档案材料使用申请表,提示如何办理借阅手续
日常工作
4、利用者履行重要档案材料使用登记手续,并提供相应档案材料
日常工作
5、准确查阅学生档案,履行借阅手续并复印学生档案
日常工作
发放往届毕业证书流程(需参照所有情况发放)
1、学生本人领取流程
1)学生持毕业证领取流程表(必须经各部门盖章确认)及身份证到档案室;
日常工作
2)按照毕业年份和系部让学生查找毕业证领取登记表并登记个人领取信息;
日常工作
3)按毕业证编号查找毕业证书;
日常工作
4)核对学生身份证信息并配毕业证封皮一起发给学生本人。
日常工作
2、代领毕业证流程
1)学生和代领人的户口在同一户口本内,须提交学生和代领人的户口复印件及毕业证领取流程表;
日常工作
2)学生和代领人不在同一户口本内,需要代领人填写《毕业证代领申请》,经院领导同意后,提交学生和代领人身份证复印件及毕业证领取流程表;
日常工作
3)另外代领人领到毕业证的同时需要在其证件复印件名字位置按指印确认。
日常工作
3、其他特殊情况领取毕业证流程注意事项
1)有助学贷款者需提前到学生资助中心查询还款情况:若已还清贷款,需要学生资助中心确认并在领取流程表上写明贷款已还清加盖资助中心公章;若贷款还未还清,则不能发放毕业证书;
日常工作
2)在学校受过处分者,需要到系部或学生处领取《撤销处分申请表》并逐项提交申请,经领导同意撤销其处分后,由学生持领取流程表方可领取毕业证书;
日常工作
3)对于2010年以前(包含2010年在内)的毕业生领取毕业证除提交领取流程表之外,需要到财务处先交毕业证工本费,然后持该收据一并到档案室领取毕业证书。
日常工作
七、每年度寒假前集中管理各部门印章收存
1、拟定印章集中管理通知并发布;
第二年1月
2、复印接收印章登记表,接收印章并登记;
1月份
3、统一封存并上锁;
1月份
4、春节开学后通知各部门领取印章直至结束。
2或3月份
 

学院新闻网  招生信息网  就业信息网  教务信息网  图书馆 系部教学网站直达 党政服务网站直达
地址:河南省郑州市黄河北岸武陟迎宾大道    ICP备案:豫ICP备05016947号  郑公信备:4101000000176
版权所有:黄河交通学院 (原郑州交通职业学院)   Copyright © 2003-2013 All rights reserved.